Hovedside‎ > ‎Om IL Koll‎ > ‎Styret IL Koll‎ > ‎

Styremøte 15. september 2014


 

Tilstede:

Kjetil Aare Haugland (leder)

Ruth Lindefjeld (nestleder)

Niels Aakvaag (kasserer)

Morten Biong Nielsen (styremedlem, ansvar Nordmarkstraveren)

Tove Jørstad (styremedlem, fotball)

Thor Gjesdal (styremedlem, friidrett)

Arne Tesli (styremedlem, orientering) (forfall)

Beate Krane (styremedlem, volleyball)

Øyvind Bånerud (styremedlem, ski)

Frank Olsen (klubutvikler i kretsen) første delen av møte

Steinar Elden (revisor) siste delen av møte

Helge Stemshaug (revisor) siste delen av møte

 

 1. Klubbesøk fra kretsen

Kretsen ønsker å besøke alle klubbene for å fortelle om hva de kan bidra med, samt å få tilbakemelding på hva som er viktige saker i klubbene.  

Frank Olsen, klubutvikler i kretsen deltok på begynnelsen av møte.

Olsen informerte om følgende: www.idrett.no

 

  • Lederkurs for ungdom 15-19 år. Påmelding innen 20. Oktober på www.idrett.no.

  • Gratis kveldskurs med informasjon om hvordan det formelle skal gjøres riktig.

  • Informasjon om klubbhåndbok og idrettsforbundet.

  • Barneidrett – og om hvordan foreldre skal oppføre seg.

  • Informasjon om medlems idrettsregisterering.

  • Informasjon om klubbchecken – questback undersøkelse med spørsmål til medlemmene slik at man kan få en situasjonsrapport.

  • Informasjon om virksomhetsplan og om hvordan kretsen kan bidra med prosessen til å få ting organisert.

  • Årshjulet, det finnes oversikt over når og hva som skal rapporteres

  • Anlegg.

 Olsen skriver en rapport og tar opp temaene som har kommet opp på møtet.

 

2. Gjennomgang av økonomisk situasjon

Etter fjorårets underskudd har vi blitt enige om tettere økonomioppfølging i hovedlaget. Kasserer gikk gjennom kontantbeholdning for første halvår.

 

3. Revisor

Revisorene Steinar Elden og Helge Stemshaug gikk gjennom anbefalingene de kommet med i forbindelse med årsregnskapet. Styret diskuterte hva som kan gjøres for å ta hensyn til de anbefalingene som ikke allerede er gjennomført.   

 

“Følgende anbefalinger innføres:

  • Kringsjåhallen: Få bedre oversikt og sørge for at overskudd etter hallvaktene blir fordelt og utbetalt. F.eks. trekkes ut av volleyballregnskapet og legge separat.

  • Samle alle bankkonti i en bank. Dette skal nå være gjort, men få oversikt over alle aktive konti,.

  • Innføre samme regnskapsprinsipper for alle gruppene. Med unntak for skigruppen benytter alle forsiktighetsprinsippet. Skigruppen benytter kontantprinsippet, men skal endre.

  • Overføring av evt. overskuddslikviditet til hovedlagets sparekonto. Styret bør diskutere (bli enige/fastsette) hvor stort beløp som bør overføres til sparekontoen. Det kan synes som om de ulike gruppene har ulik praksis.

  • Sikre at etablerte rutiner ved overgang til ny kasserer følges.

  • Innføring av beløpsgrenser for gruppekasserer/regnskapsfører.  Det innføres en beløpsgrense på 50 000 for gruppekasserer og regnskapsfører, gruppene overfører ut over 50 000 som det ikke er budsjettert at behov for i inneværende år. 

  • Bestemme hvorvidt bilag skal leveres som originalbilag eller om det er tilstrekkelig om de leveres scannet.

  • At hver gruppe som minimum årlig presenterer sitt budsjett for hovedstyret, inkl. likviditetssituasjonen. I tillegg plikter gruppene å holde styret informert om vesentlig avvik fra vedtatt budsjett.”

 

4. Forslag til retningslinjer økonomistyring

Styret godkjente kasserernes forslag til retningslinjer for økonomistyring:

 

"Økonomistyring

For å sørge for god økonomisk oppfølging og redusere risiko for underskudd foreslår kassererne at følgende prinsipper følges internt i de enkelte gruppene. Alle grupper:

 

  • fører regnskap etter forsiktighetsprinsippet

  • har regnskapsår som følger kalenderår

  • etterstreber at bankbeholdningen til enhver tid er minst 10 % av fjorårets omsetning

  • benytter samme kontoplan

  • presenterer likviditetssituasjon og balanse kvartalsvis for styret i hovedlaget

  • leverer halvårsbudsjett

  • at formennene i de enkelte gruppene holder løpende oversikt over saldo på konto

  • har to konti i Nordea: drift og skattetrekk

 

Kasserer i hovedlaget vil legge ut oversikt over bankbeholdning for alle grupper månedlig.

 

Viktige datoer

  • 1 februar    Frist for siste data for regnskap

  • 20 mai        Innsending søknad refusjon anleggsleie

  • 1 juni                   Halvårsbudsjett

  • 1 desember Ferdig budsjett

 

5. Anlegg 

Gruppene gikk gjennom status for aktiviteter og prosjekt.  

 

Fotball: Arbeidet har stoppet opp da ønsket tomt er regulert til gravplass.

Ski har hatt kontakt med bymiljøetaten til å legge lys. Bymiljøetaten har lovet å komme tilbake snart.  Ski har et møte ang. kunstsnøproduksjon i neste uke.

Det jobbes med å lage en lysløype fra Grinda til Sognsvann.

Mer informasjon om dette ligger på nettet.

Volleyball: De prøver å få oversikt over status for sandvolleyballbanen.

 

6. Medlemskontingent

Vi har hatt noen utfordringer i forbindelse med fakturering med Klubbadmin. Noen av medlemmene klarer å logge inn, men ser ikke fakturaen i MinIdrett. Dette skyldes for nesten alle at de er registrert flere ganger i idrettens systemer, og at de ikke logger på med rett identitet. Når alle duplikatene er slått sammen vil dette løse seg. 

 

Vi fortsetter å bruke Klubbadmin, men gruppene må hjelpe til med å vaske listene og motivere medlemmene til å få registrert seg for første gang.  

 

7. Treningstider Korsvoll skole

Vi har fått tildelt samme treningstiden som i fjor.

Gym 1 tirsdag 18 - 20 og torsdag 19 - 20.30

Gym 2 tirsdag 18 - 20 og torsdag 19 - 20.30

 

Fordelingen:

Ski: en sal 1800 til 1900 tirsdager
fram til jul

Fotball:
en sal tirsdager 1800 til 1900 og 1900 til 2000 hele året.

Torsdager: en sal 1900-2030 hele året, ytterligere en etter jul

Volley:
Tirsdager en sal 1900 -2000 hele året, og en 1800-1900 etter jul

Torsdager: en sal 1900-2030 før jul, ikke noe etter.

 

Pga asbest stenger idrettshøyskolen. Det tas kontakt med Korsvollskole om Friidrett kan benytte seg av gymsalene på fredager. Skolen er nå i utgangspunktet ikke åpen på fredager.

 

8. Nordmarkstravern, foreløpig status

Rekorddeltagelse med1600 påmeldinger. Fint vær. Litt uheldig at deltagerne på Halvtravern løp feil. Veldig vellykket med tidstakning. Brukte 84.000 nok på det.

 

Neste styremøte er satt til mandag 17. Nov kl 19.00.

Comments